XII Congreso UNIFIB Gran Canaria 2017

María del Mar Carnero (FIBES)
“ICCA NOS AYUDA A CONSEGUIR NEGOCIO”

María del Mar Carnero, Directora de Congresos de FIBES y vicepresidenta del Capítulo Ibérico de ICCA

María del Mar Carnero, Directora de Congresos de FIBES y vicepresidenta del Capítulo Ibérico de ICCA

María del Mar Carnero, Directora de Congresos de FIBES, el megacentro de ferias y congresos de Sevilla, ha ejercido durante los dos últimos años como vicepresidenta del Capítulo Ibérico de ICCA, cargo que deja en la Asamblea del Capítulo que se celebra del 15 al 18 de abril en Algarve (Portugal). En esta entrevista hace balance de las actividades del Capítulo en este periodo, explica la utilidad que la pertenencia a ICCA supone a la hora de buscar negocio y habla de la comercialización de un gran centro de congresos, entre otros temas.

Por Alfonso Montecelos

Pregunta.- ¿Cuál es la labor del Capítulo Ibérico de ICCA, qué habéis hecho en estos dos años y cuales podrían ser los planes de futuro?”

Respuesta.- En estos dos años, hemos hecho muchas cosas que expondremos en el próximo congreso y asamblea general que tendrá lugar del 15 al 17 de abril en Algarve.

Por mencionar alguna de ellas, hemos dado un enorme avance a la Base de Datos, elaborando formularios más completos que sean de utilidad para los miembros, hemos actualizado y filtrado los datos existentes, incorporado elementos estadísticos para analizar el uso y provecho de  esta herramienta, y hemos elaborado un documento guía para el usuario.

En este sentido, queda mucho por hacer pero estamos convencidos de que con la aportación de todos los miembros y el propio Board, podremos conseguir una herramienta útil que nos ayude a captar negocio para España y Portugal, ya que este es uno de los objetivos del Capítulo.

Otro dato a destacar ha sido el hecho de haber acogido dos Workshops Europeos de ICCA, lo que creo que es un dato inequívoco del dinamismo del Capítulo dentro de la Asociación, ya que son muchas los Palacios de Congresos de Europa miembros ICCA que presentan candidatura para acoger estos eventos. En concreto, en 2013 tuvo lugar en Lisboa y, en 2014, en el nuevo Palacio de Congresos de FIBES de Sevilla, que resultó un rotundo éxito.

Montaje para zona de exposición en Fibes

Montaje para zona de exposición en Fibes

P.- ¿Cómo ha cambiado la estrategia de comercialización de los palacios de congresos? Son sedes “pasivas” que esperan la llegada de eventos o tienen que lanzarse a buscar reuniones como un proveedor más?

R.- A los palacios de congresos se nos ha tachado de ser sujetos pasivos que acogían eventos, que llegaban de la mano de un intermediario -agencia de eventos, OPC…- o bien directamente desde la propia empresa o la asociación en cuestión.

Parece que hace años los papeles estaban entonces así definidos, de forma que el congreso solo podía o “debía” de materializarse por la gestión directa del intermediario, quedando la gestión de los centros de congresos reducida, prácticamente, al desarrollo y la operativa del congreso una vez confirmada la sede.

Esto hace tiempo que está cambiando, y no ha sido por la crisis.

Sin duda alguna, la pertenencia a ICCA, Asociación referente en el mundo de los congresos y convenciones, plataforma única del mercado asociativo, nos ofrece una fuente de conocimiento única en este segmento tan específico de actividad.

Entender cómo se comienza a “gestar” una posible candidatura de un congreso hasta la materialización de éste, nos faculta para desarrollar esa labor directa de captación, por lo que en muchos casos los palacios de congresos cerramos directamente el negocio con las asociaciones; pues, por otra parte, en muchos casos tan solo requieren servicios de DMC’s en destinos, una vez ha quedado confirmada la sede.

Los palacios de congresos, que hemos sido concebidos como una herramienta para generar conocimiento y riqueza en nuestras ciudades, debemos ocuparnos de forma activa de que esto sea así, y debemos involucrar a la comunidad científica y académica de nuestras ciudades de forma que actúen como embajadores y nos ayuden -y les ayudemos- a conseguir la celebración de un congreso de una especialidad concreta de conocimiento en nuestra ciudad.

Solo con esta mentalidad dinámica y cooperativa podremos conseguir aumentar nuestra cuota de mercado en el mundo congresual.

Worksop Europeo de ICCA (palacios-clientes) en Fibes. Septiembre 2014

Worksop Europeo de ICCA (palacios-clientes) en Fibes. Septiembre 2014

P.- Si esto es así, los intermediarios, sea un OPCs o DMCs o una agencia de eventos, ya no podrán optar a la “comisión” que solían pedir a la sede por “traerle” un congreso… ¿Esto crea problemas?”

R.- El intermediario profesional sabe perfectamente en qué supuestos es razonable plantear una comisión, y en su caso, en qué porcentaje y para qué servicios.

Si toda la labor de captación de un congreso la realiza el palacio, se negocia un precio y condiciones determinadas con un cliente y se firma un contrato a tal efecto, no parece lógico que posteriormente nadie venga a pedir una comisión por una gestión no realizada.

Creo que ha de primar el sentido común y las circunstancias particulares en cada caso.

Pero respondiendo a tu pregunta, te diría, que no  hemos encontrado problemas en este sentido y que siempre intentamos llegar a un punto de entendimiento.

El Auditorio de Fibes

El Auditorio de Fibes

P.- Siendo Fibes, tras la ampliación, un espacio de tan grandes dimensiones, puede optar a acoger megacongresos que otras sedes más pequeñas no pueden conseguir… pero esto tiene su cara y su cruz: como estos megacongresos no abundan, debe ser un difícil reto comercializar Fibes en busca de estos grandes eventos. ¿Cuál es la clave para conseguirlo?”

R.- El nuevo Palacio de Congresos de FIBES tiene como rasgo más característico, además de su moderno y atractivo diseño,  la flexibilidad  y multifuncionalidad de sus espacios, permitiendo acoger grandes eventos y otros de menor capacidad.

Por ejemplo, el magnífico auditorio del nuevo palacio, con capacidad de 3.200 personas, puede dividirse en 3 auditorios de uso simultáneo de 1.950 pax, 400 pax y 340 pax respectivamente. También permite su acotamiento para dar cabida a 1.350 personas.

Por otra parte, disponemos de una zona de 1.500 m2 aproximadamente que podemos ofrecer totalmente diáfana, montada como 3 salas de 250/400 pax cada una o incluso dividida en 19 salas de 35 a 175 personas. Todo ello gracias a un sistema de paneles móviles e insonorizados.

Los megacongresos ciertamente no abundan en comparación con otros de tamaño de 150/500 personas, si bien, hay más 1.000 congresos de asistencia superior a 1.000 personas registrados en ICCA.

En cuanto a la comercialización, se trata de establecer una estrategia clara del tipo de congresos a los que queremos optar en el medio/largo plazo, contar con personal cualificado para ello y aprovechar las herramientas que ofrece ICCA para trabajar este segmento específico de actividad,  y no me refiero únicamente a la base de datos  y al Big Data, que es un importante avance para nuestra labor de captación, sino también a los programas específicos de formación  y la participación y organización de workshops, asistencia al congreso anual, etc.

Asamblea del Capítulo Ibérico en Girona (2014)

Asamblea del Capítulo Ibérico en Girona (2014)

P.- En los congresos y eventos de las asociaciones del sector, y en las ferias especializadas, suele hablarse siempre de algunos temas recurrentes: uno, los eventos sostenibles; otro, el uso de las nuevas tecnologías aplicadas a este mercado. Y me refiero tanto a las tecnologías móviles como a fenómenos como el famoso Big Data. ¿Cómo valoras estas nuevas tendencias?

R.- Sí, son temas recurrentes pero al mismo tiempo lo son porque están en constante evolución.

Pienso que hace unos años hubo una especie de “fiebre” con respecto al tema de la sostenibilidad en los eventos, quizás basada en parte en una preocupación social e incluso invidual, y aplicable -entre otros sectores- al nuestro de las reuniones.

Realmente, no creo que haya sido una moda pasajera sino que ha tomado cierta normalidad, hay más conciencia de esta necesidad, y poco a poco las empresas van incorporando esta filosofía en la organización de sus eventos.

Lo mismo ocurre con el tema de las nuevas tecnologías, las aplicaciones para móviles, los spotmes que optimizan la actividad relacional en eventos en los que te ves con mucha gente pero por poco tiempo, las redes sociales que permiten realizar un marketing viral, etc.


Palabras claves asignadas a este artículo:
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