XII Congreso UNIFIB Gran Canaria 2017

Belén Mann, DirectorConvenciones de Ifema
A la caza de grandes congresos internacionales

Belén Mann

Belén Mann

Belén Mann, Directora de Convenciones de Ifema (Madrid) desde octubre de 2002, se mueve en el mercado de reuniones en busca de caza mayor, de los grandes congresos internacionales –sin menospreciar otro tipo de reuniones, claro-, que pueden ser fácilmente alojados en el mayor recinto para eventos del que dispone la capital en estos momentos. 

Por Alfonso Montecelos

Apoyándose en las cualidades del destino, Ifema consigue tal nivel de actividad que contribuyen firme al liderazgo de Madrid en el sector. E incluso fideliza grandes eventos, que repiten porque los profesionales de Ifema supieron dar el servicio que precisaban sus organizadores. En esta entrevista, Belén Mann cuenta algunos aspectos claves de su trabajo.

Pregunta.- Madrid ocupa un puesto muy destacado en el ranking de ICCA como destino de congresos internacionales. Si no me equivoco, Ifema presume de que esa posición se debe a los congresos internacionales que consigue esta sede, que luego computan en el balance de la ciudad. ¿Tienen datos sobre el porcentaje de congresos internacionales que se celebran en Madrid que eligen Ifema como sede, y algunos ejemplos?

Respuesta.- No es tanto un tema de presunción como de una realidad. Algunos congresos internacionales de pequeño tamaño pueden ser albergados en otras sedes pero los de mediano o gran tamaño, necesariamente tienen que celebrarse en Ifema a falta de otros recintos en Madrid con la capacidad suficiente. En el año 2014 se celebraron en Madrid 267 congresos internacionales de más de 50 asistentes (el 22% del total). La mayoría fueron de tamaño pequeño/mediano y eligieron espacios en la ciudad adecuados a sus necesidades. Aparte de las salas de hotel, hay que tener en cuenta que las universidades y algunas sedes especiales acogen también este tipo de manifestaciones. Ifema albergó un total de 8 congresos internacionales que atrajeron a Madrid 41.625 delegados (el 14% del total).

Dado que el gasto medio de los congresistas internacionales en la ciudad se cifró el pasado año en 826 €, estaríamos hablando de un impacto de más de 34 millones de € para Madrid por parte de los asistentes a los congresos celebrados en Ifema. Esto es lo verdaderamente importante y lo que nos mueve como Institución a captar activamente este tipo de negocio. Entre otros, albergamos ESMO (Europeo de Oncología Médica) que batió su propio récord de asistencia, EAS (Europeo de Arterioesclerosis), WPA (Mundial de Psiquiatría), NO DIG (Tecnología sin Zanjas), World ATM (Control de Tráfico Aéreo), etc.

P.- ¿Cómo consigue Ifema esos congresos? ¿La oferta de Madrid es muy determinante? Quiero decir, alojamiento, comunicaciones, oferta turística… ¿Y el papel de Madrid Convention Bureau?

R.- La oferta de cualquier ciudad que aspire a convertirse en sede de congresos internacionales es determinante, si. Ifema podría ser el mejor recinto del mundo pero si Madrid no tuviera la conectividad aérea adecuada, el número de habitaciones de hotel necesario, las infraestructuras y los atractivos turísticos que tiene, no podríamos captar grandes congresos internacionales. Ifema consigue los congresos a base de estudiar las fichas que ICCA pone a disposición de sus miembros para identificar los que son susceptibles de contemplar Madrid como destino y mediante contactos con las sociedades nacionales de especialidades médicas o técnicas. Luego se contacta con el organizador y aprovechamos la presencia en ferias del sector para entrevistarnos con ellos y convencerles de las bondades del recinto y el destino. También se realizan visitas comerciales en las sedes de las asociaciones.

Congreso ESMO 2014, un cliente fiel

Congreso ESMO 2014, un cliente fiel

Y luego empieza una tarea ardua de seguimiento continuado hasta conseguir que vengan a visitarnos y nos soliciten espacio y presupuesto. Solo a modo de ejemplo, el primer contacto con la sociedad que trajo a Madrid el año pasado el congreso ESMO (Europeo de Oncología Médica) se hizo en el 2008. Es decir, a veces se necesitan 3,4 o incluso más años para obtener la confirmación oficial. El papel del Convention Bureau es determinante también. La mayoría de las sociedades prefieren presentaciones de candidatura conjuntas ciudad/recinto y exigen que vayamos de la mano. Algunos congresos parten del trabajo del Convention Bureau y otros de la labor de Ifema pero, al final, hay que confluir. Y ese binomio funciona.

P.- Por cierto, leo que bastantes de estos congresos que se celebran en Ifema, vuelven a repetir sede. ¿Hay alguna clave para fidelizar a estos clientes?

R.- Para que un congreso repita ciudad y sede hace falta que el recinto y la ciudad hayan cubierto sus expectativas. La opinión de los asistentes y expositores es clave. ¿La clave de la fidelización? Excelencia en el servicio, comprensión de las necesidades del cliente, honestidad en los precios y condiciones, transparencia, flexibilidad.

P.- Se dice que por el hecho de que Madrid no tiene las sedes adecuadas, no consigue competir con Barcelona en cuanto a acoger megacongresos. Fallido el Centro de Convenciones que se proyectó en el Paseo de la Castellana junto a las cuatro torres, Madrid se quedó sin un espacio que pudiera hacer sombra al CCIB. ¿Ifema es capaz de llenar ese hueco?

Congreso EAGE 2014. Más de 5.000 asistentes

Congreso EAGE 2014. Más de 5.000 asistentes

R.- Lo llenamos, aunque con la dificultad que supone no disponer de un gran auditorio construido como el que tiene la sede de Barcelona que mencionas. De todas formas, no son tantas las ciudades en Europa que cuentan con aforos grandes en sus centros de convenciones y las sociedades que organizan los mega congresos tienen bastante asumido que hay que prever el coste de la construcción en pabellones de sus salas más grandes.

P.- Hablando de resolver carencias, tras el cierre del Palacio Municipal de Congresos para revisar la seguridad en sus instalaciones, por los luctuosos sucesos ocurridos en el Madrid Arena de la Casa de Campo (y fuera de juego también el Palacio de Congresos del Paseo de la Castellana), Ifema tuvo que acoger algunos congresos programados que de pronto se quedaron sin sede. No hay que alegrarse del mal ajeno, evidentemente, pero… ¿cuántas reuniones le cayeron a Ifema por esa circunstancia –y su repercusión económica- y cómo afrontaron la situación?

R.- Tuvimos que acoger un total de cuatro congresos, dos ferias y dos eventos corporativos entre noviembre 2012 y abril 2013. Se actuó con celeridad y con soluciones imaginativas, sobre todo en cuanto a un congreso médico que tenía que empezar a montar el 12 de noviembre en el Palacio Municipal y cuyos organizadores recibieron la noticia del cierre el 8 de ese mismo mes. Parte del congreso se tuvo que desarrollar en las pasarelas de Madrid Fashion Week en el pabellón 14.1 puesto que teníamos ya todos los pabellones de la Avenida principal y el Centro de Convenciones Norte ocupados. En tres días se firmó contrato, se rehicieron los planos, se acometieron los servicios eléctricos y otros y se comenzó el montaje. El congreso resultó un éxito a pesar de las dificultades y, de hecho, Madrid e Ifema vuelven a ser candidatas para este mismo encuentro dentro de cuatro años.

P.- Por lo visto –eso he oído- hay alguna o algunas grandes agencias (no daremos nombres) que intentan monopolizar parte del mercado y, dependiendo de las comisiones que consiguen de los proveedores (y en concreto, de las sedes), ubican las reuniones que organizan en el destino que les resulta más rentable. En los que más pagan, vamos ¿Conoce este problema? ¿Lo ha sufrido? ¿Qué opinión le merece?

R.- No, a nosotros solo nos consta que hay ciudades que ofrecen a los organizadores subvenciones en metálico para sufragar parte de los gastos de los congresos y sedes que ofrecen sus espacios a precios simbólicos. Nosotros damos el mismo tratamiento a todos los operadores profesionales de congresos.


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