UAB: Una Universidad en el mercado MICE

Aunque las Universidades son habituales sedes de congresos y seminarios académicos, la mayoría de estas instituciones no “comercializan” sus espacios en el mercado ni tienen un departamento que se encargue de esta función. Este no es el caso de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB), que es pionera en promocionar sus instalaciones para la celebración de reuniones a través de la Agencia de Promoción de Actividades y Congresos (UAB Campus).

La directora de la Agencia, Assumpta Cros, cuenta que no fue fácil convencer a la propia universidad de las bondades de la idea, que surgió en 1992. Hay que tener en cuenta que una Universidad es una institución compleja cuya misión principal es la docencia y la investigación. “Lo primero que tuvimos que hacer –recuerda- fue ganarnos la confianza de los promotores de la Universidad y a partir de ahí entramos en el mercado. Para tener éxito, era fundamental empezar a conseguir clientes, y por ello comenzamos a operar como cualquier otro proveedor de servicios de reuniones -un palacio de congresos, por ejemplo-: nos asociamos a dos Convention Bureau de Barcelona y provincia; a asociaciones profesionales internacionales como ICCA, y por supuesto empezamos a asistir a ferias especializadas y workshops”.

Tanto o más que la actividad comercial, la coordinación interna requiere dedicación y atención especial: “La organización universitaria es vertical y no es fácil introducir elementos de coordinación transversal. Además, hay que ponerse de acuerdo con los proveedores internos que son muy diversos: desde los trabajadores universitarios, que gestionan los espacios y algunos servicios y tienen otras prioridades, hasta las empresas de restauración presentes en el campus o incluso directores de hotel, con una orientación estrictamente comercial” (En el campus hay un hotel, propiedad de la universidad pero gestionado por un grupo hotelero).

Los espacios de la UAB

La oferta de espacios de la UAB es muy variada. En el campus principal de Bellaterra, en un entorno natural de 230 hectáreas, hay un Hotel Centro de Convenciones, con 104 habitaciones dobles, y 800 apartamentos con un total de 2.194 plazas. Además, hay 10 auditorios, 14 restaurantes (uno con capacidad para 1.500 personas), así como instalaciones deportivas de primer nivel, y otros servicios propios de una universidad. No obstante, la sede más emblemática está en el centro de Barcelona. Se trata de un edificio modernista, Casa Convalescència, que es Patrimonio Cultural de la Humanidad por la UNESCO, y que dispone de espacios equipados para organizar cualquier tipo de evento.

Con esta oferta de espacios y la gestión de la Agencia, en los espacios de la UAB se celebran no solo congresos y actividades académicas, sino también reuniones de empresa, actos de laboratorios farmacéuticos, presentaciones de producto, actos sociales, etc. Aproximadamente, la mitad de los actos que se organizan son universitarios (un 53%) y el resto (47%), corresponden a clientes externos. En total, en 2009, se celebraron de 871 eventos, de ellos 29 congresos.

Ejemplo para otras universidades

Convencida de que las Universidades tiene un potencial todavía poco explotado en este mercado, Assumpta Cros y su equipo han establecido contacto con unas 20 universidades españolas para proponerles la idea de crear una red de oficinas de congresos de universidades, que próximamente se convertirá en una Asociación. Hasta la fecha se han celebrado ya cuatro encuentros para empezar a darle forma, siguiendo en parte el ejemplo del consorcio Venuemasters, del Reino Unido, que agrupa a 81 universidades con la misión de comercializar sus espacios y cuya facturación conjunta supera los 160 millones de euros al año.

“Quizá no podamos competir para atraer grandes eventos, pero sí congresos, reuniones y actos sociales de tamaño mediano o pequeño. Máxime si se tiene en cuenta que además de los espacios universitarios modernos, muchas universidades, como la nuestra, cuentan con edificios históricos de gran valor patrimonial, que son un atractivo indudable para los clientes y hay que ponerlos en valor. Modestamente, creo que el ejemplo de nuestra agencia debería animar a más universidades a entrar en este mercado”.

“Por el momento –concluye Assumpta- , algunas universidades han creado una oficina para dar servicio a la comunidad universitaria, sobre todo actuando como un OPC. Sin embargo, hasta ahora, nuestra Universidad es de las pocas con una oficina como nuestra agencia, que además de asesorar a los organizadores-pero sin sustituir a un OPC- busca la rentabilidad de sus espacios y servicios, y tiene presencia en el mercado MICE. Espero que la asociación funcione y sirva para que todas las oficinas avancemos en este sentido, además de intercambiar experiencias y organizar actividades formativas para sus miembros”.

Más información/More information:

www.uabcampus.cat